FAQ zu BigBlueButton
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Wir nutzen zur Durchführung von Seminaren, Vorträgen und sonstigen Besprechungen mit größeren Gruppen, beispielsweise im Rahmen von Online Assessment Centern oder Organisationsentwickungen die Videokonferenzsoftware BigBlueButton (BBB). Um Ihnen eine Hilfestellung bei der Benutzung des Tools zu geben, möchten wir im folgenden auf häufige Fragen und Probleme in diesem Zusammenhang eingehen.
Warum werde ich auf eine andere Domain umgeleitet?
BigBlueButton ist zwar eine freie OpenSource-Software. Wir nutzen jedoch das Angebot eines externen Dienstleistenden, der die Software und vor allem die nötige Infrastruktur für uns bereitstellt, administriert und wartet.
Wenn Sie über Big Blue Button mit uns kommunizieren, werden alle mit diesem Kommunikationsvorgang verbundenen Daten ausschließlich auf Servern in Deutschland verarbeitet. Wir haben mit dem Anbieter des Dienstes einen Vertrag zur Auftragsverarbeitung abgeschlossen und setzen die strengen Vorgaben der deutschen Datenschutzbehörden bei der Bereitstellung von BigBlueButton vollständig um.
Weitere Infos hierzu finden Sie unter dem Punkt „Wie werden meine personenbezogenen Daten geschützt?“.
Muss ich etwas installieren?
Nein. BBB ist eine browser-basierte Software. Eine Installation ist nicht notwendig. Rufen Sie einfach den Link auf, den Sie von uns erhalten haben.
Welchen Browser sollte ich verwenden?
Grundsätzlich ist BBB mit allen modernen Browsern nutzbar. Es ist jedoch möglich, dass einzelne Funktionen (z.B. virtuelle Hintergründe) unter Firefox und Safari nicht oder nicht in gleicher Weise zur Verfügung stehen. Wir empfehlen daher die Nutzung eines auf Chromium basierenden Browsers wie Google Chrome, Opera oder Microsoft Edge ab Version 79.
Wie trete ich einer Konferenz bei?
In der Regel erhalten Sie von uns einen Link, der Sie direkt zur Konferenz führt. Je nach dem wie diese konfiguriert wurde, werden Sie beim Betreten gebeten, Ihren Namen anzugeben. Außerdem ist es erforderlich, dass Sie den Nutzungsbedingungen zustimmen, um der Konferenz beitreten zu können. Aktivieren Sie dazu das Häkchen „Ich bin mit der Aufzeichnung meiner Anwesenheitsdaten einverstanden.“. Infos zum Anwesenheitstracking erhalten Sie unter dem Punkt „Wie werden meine personenbezogenen Daten geschützt?“.
Sofern der geplante Startzeitpunkt der Konferenz bereits erreicht ist, werden Sie anschließend zur Konferenz hinzugefügt. Dabei gibt es zwei verschiedene Wege: entweder können Gäste sofort beitreten, in dem Fall müssen Sie nichts weiter tun und gelangen direkt in die Konferenz. Es kann jedoch auch vorkommen, dass der Zutritt für Gäste erst durch eine:n Moderator:in in der Konferenz genehmigt werden muss. In diesem Fall sehen Sie auf dem Bildschirm einen entsprechenden Hinweis und werden gebeten zu warten. Lassen Sie in diesem Fall das Fenster geöffnet und warten Sie. Das Fenster aktualisiert sich automatisch, sobald ein:e Moderator:in Ihren Zutritt genehmigt hat. In seltenen Fällen kann es vorkommen, dass der Ladebildschirm einfriert. Sollte sich nach 5 Minuten noch nichts tun, wiederholen Sie bitte das Prozedere und treten der Konferenz erneut bei.
Sollte der Startzeitpunkt noch nicht erreicht sein, oder die Konferenz noch nicht durch eine:n Moderator:in eröffnet worden sein, werden Sie ebenfalls entsprechend darauf hingewiesen. In diesem Fall warten Sie bitte, bis die Konferenz beginnt. Das Browserfenster aktualisiert sich auch in diesem Fall in der Regel automatisch. Sollte sich spätestens 5 Minuten nach dem angegebenen Startzeitpunkt nichts tun, laden Sie die Seite bitte erneut.
Sobald Sie in der Konferenz sind erfolgt eine Abfrage, ob Sie Ihr Mikrofon aktivieren oder nur zuhören möchten. Bitte treffen Sie je nach Anlass der Konferenz eine Auswahl. Es kann auch vorkommen, dass Mikrofone für eine Konferenz standardmäßig gesperrt sind. In diesem Fall erfolgt keine Abfrage. Beachten Sie bitte außerdem, dass Sie Ihr Mikrofon nicht nachträglich aktivieren können, wenn Sie zu Beginn „Nur zuhören“ ausgewählt haben. In diesem Fall müssen Sie über die entsprechende Schaltfläche (Hörer-Symbol) am unteren Bildschirmrand die Audioverbindung beenden und erneut starten, um Ihr Mikrofon zu aktivieren. Wir empfehlen grundsätzlich die Option „Mit Mikrofon“ auszuwählen und es anschließend sofort manuell stummzuschalten. Die nachträgliche Aktivierung ist leider ein wenig umständlich. Wir empfehlen in jedem Fall die Verwendung eines Headsets, um sowohl Ihnen als auch anderen Teilnehmenden eine bestmögliche Tonqualität zu ermöglichen.
Um Ihre Kamera zu aktiveren betätigen Sie bitte ebenfalls die entsprechende Schaltfläche am unteren Rand. Beachten Sie bitte unbedingt etwaige Hinweise der Moderatorin / des Moderators oder im öffentlichen Chat, ob das Aktivieren der Kamera gewünscht ist. Es kann je nach Anlass der Konferenz auch vorkommen dass die Kameras standardmäßig gesperrt sind. In dem Fall ist die entsprechende Schaltfläche deaktiviert.
Kann ich mit einem mobilen Endgerät (Smartphone, Tablet) teilnehmen?
Ja. Big Blue Button ist eine Webandwendung. Sie funktioniert in jedem aktuellen Browser. Wir empfehlen auch bei Mobilgeräten die Nutzung eines Headsets!Wir empfehlen außerdem auch auf dem Smartphone oder Tablet die Verwendung eines Chromium-basierten Browsers um den vollen Funktionsumfang nutzen zu können.Denken Sie bitte an den erhöhten Datenverbrauch bei einer mobilen Internetverbindung! Videokonferenzen beanspruchen eine hohe Bandbreite und erzeugen ein sehr hohes Downloadvolumen, je mehr Audio- und Videoverbindungen an der Konferenz teilnehmen!
Kann ich auch telefonisch (per Anruf) an einer Konferenz teilnehmen?
Grundsätzlich können Sie sich auch telefonisch beteiligen. Hierbei sind einige Dinge zu beachten:
- Es muss bereits mindestens ein:e Teilnehmer:in mit einer Audio-Verbindung über einen Webbrowser verbunden sein. Erst danach funktioniert die telefonische Einwahl für weitere Teilnehmende. Wenn Sie sich also noch nicht zuschalten können, sind Sie womöglich die/der Erste. Warten Sie in diesem Fall bitte einige Minuten und versuchen Sie es dann erneut.
- Um die Rufnummer und PIN für die telefonische Einwahl zu erfahren müssen Sie dennoch über einen Browser der Konferenz beitreten. Sie sehen dann die Einwahldaten ganz oben im öffentlichen Chat. Sollte Ihnen dies zum Zeitpunkt der Konferenz nicht möglich sein, geben Sie bitte der/dem Organisator:in rechtzeitig vor der Konferenz Bescheid, damit diese:r Ihnen die Einwahldaten für die jeweilige Konferenz auf anderem Wege zukommen lassen kann.
- Mit der Taste 0 können Sie sich während einer Konferenz stumm und wieder laut schalten, falls Ihr Telefon diese Funktion nicht besitzt. Dies ist außerdem die einzige Möglichkeit, mit der Sie sich wieder laut schalten können, wenn Sie von einer:einem Moderator:in stumm geschaltet worden sein sollten.
- Bitte beachten Sie, dass Sie nach der PIN keine Raute (#) eingeben dürfen, denn diese beendet das Gespräch sofort!
- Wir möchten Sie darauf hinweisen, dass die Rufnummer von telefonisch Teilnehmenden für alle anderen Teilnehmenden sichtbar ist, die über einen Browser teilnehmen. Um dies zu verhindern müssen Sie die Übermittlung der Rufnummer an Ihrem Telefon deaktivieren („Rufnummer unterdrücken“). Es gibt derzeit keine andere Möglichkeit die Nummer für andere Teilnehmende zu verbergen.
- Wenn Sie per Telefon teilnehmen können Sie nicht in Gruppenräume verschoben werden und können somit ggf. nicht an Gruppenaktivitäten während der Konferenz teilnehmen.
Wie kann ich mich zu Wort melden?
Wie bereits erwähnt kann es sein, dass Ihr Mikrofon dauerhaft gesperrt ist. In diesem Fall können Sie über die Chatfunktion mit den anderen Teilnehmenden interagieren und beispielsweise Fragen an die/den Moderator:in stellen.
Sie können außerdem einen Status setzen um auf sich aufmerksam zu machen. Klicken sie dazu auf Ihren Namen und anschließend auf „Status setzen“. Wählen sie dann beispielsweise die Option „Hand heben“, so bekommt der/die Moderator:in einen entsprechenden Hinweis und kann zu gegebener Zeit auf Sie eingehen. Die Funktion „Hand heben“ finden Sie auch in Form einer Schaltfläche in der unteren rechten Bildschirmecke.
Wenn Sie Ihren Platz kurzzeitig verlassen müssen, setzen Sie Ihren Status bitte auf „Abwesend“ damit der/die Moderator:in weis, dass sie gerade nicht ansprechbar sind, auch wenn keine Kamera aktiv ist.
Wie kann ich die Sprache der Benutzeroberfläche ändern?
Öffnen Sie das Menü von Big Blue Button (Drei Punkte in der oberen rechten Ecke). Klicken Sie anschließend auf „Einstellungen öffnen“. Dort können Sie unter anderem aus einer Vielzahl an sprachen wählen.
Wie kann ich im Gruppenraum die/den Moderator:in erreichen?
Sie können der/dem Moderator:in nach wie vor über den ursprünglichen Konferenzraum eine Nachricht schicken. Ihr Gruppenraum ist zusätzlich zum Hauptraum in einem weiteren Browsertab geöffnet worden. Wählen Sie den Tab mit dem Hauptraum aus und schreiben dort der/dem Moderator:in eine Nachricht.
Kann ich meinen Gruppenraum wechseln?
Wenn der Moderator die Möglichkeit eingestellt hat, können Sie den Gruppenraum wechseln, indem Sie den Browsertab mit dem Hauptraum aufrufen.
Links über der Teilnehmerliste klicken Sie auf „Gruppenräume“. Es öffnet sich eine Liste mit den Räumen und deren Teilnehmenden. Sie können nun einen anderen Raum betreten. Wenn Sie dort nur einen Raum sehen, ist die Möglichkeit des Raumwechsels nicht vorgesehen.
Ist Big Blue Button barrierefrei?
Die Software ist weitestgehend barrierearm. Big Blue Button erfüllt Level AA der WCAG 2.0 mit folgenden Einschränkungen:
- Die gezeigten Präsentationen und Dokumente können nicht barrierefrei über den Präsentationsmodus gezeigt werden. Sie müssen nach den Regeln für Barrierefreiheit gestaltet sein und den Teilnehmenden anderweitig zugänglich gemacht werden.
- Der Bereich „Geteilte Notizen“ ist nicht barrierefrei.
- Die Untertitelfunktion ist nur eingeschränkt barrierefrei.
- Die Hilfe ist nicht barrierefrei.
Weitere Informationen finden Sie hier: https://bigbluebutton.org/accessibility/
Was gibt es sonst noch zu beachten?
- Bitte stellen Sie nach Betreten des Raumes Ihr Mikrofon stumm. Nur bei eigenen Beiträgen schalten Sie es ein. Das reduziert Störgeräusche in der Sitzung. (Tastenkürzel: Alt+Shift+M)
- Schalten Sie die Kamera nur nach Bedarf bzw. nach Aufforderung ein. Gerade bei großen Gruppen können viele Live-Bilder je nach Internetverbindung ein Problem darstellen. Um dem vorzubeugen, empfiehlt es sich, Webcams auf diejenigen Personen zu beschränken, die gerade sprechen.
- Es gelten auch im virtuellen Raum die üblichen Höflichkeitsregeln. Die Kommunikation sollte konstruktiv, wertschätzend und respektvoll sein. Dazu gehört auch ein angemessenes Erscheinungsbild.
- Sorgen Sie für die Dauer der Konferenz für eine ruhige und möglichst neutrale Umgebung ohne Störquellen für sich und andere.
- Sprechen Sie klar und deutlich und fallen Sie anderen nicht ins Wort. Wenn Sie sich während einer Präsentation o.ä. zu Wort melden möchten nutzen Sie bitte die Funktion „Hand heben“ wie oben beschrieben.
- Achten Sie darauf, dass bei eingeschalteter Kamera nach Möglichkeit keine persönlichen oder anderweitig geschützten Daten für andere Teilnehmende erkennbar sind.
Wie werden meine personenbezogenen Daten geschützt?
Zur Bereitstellung von BigBlueButton arbeiten wir mit dem deutschen Anbieter bbbserver zusammen. Das System wird ausschließlich auf Servern in Deutschland bereitgestellt.
Wir verfolgen dabei außerdem den Ansatz der Datensparsamkeit. Um an einer Konferenz teilzunehmen, müssen Sie in der Regel lediglich einen Namen angeben. Dabei kann es sich auch um ein Kürzel oder ein Pseudonym handeln. Sollten ausführlichere Daten nötig sein, werden Sie vorab entsprechend darauf hingewiesen und um Ihre Einwilligung gebeten. Gleiches gilt für die Aufzeichnungsfunktion, die es uns ermöglicht Videoaufnahmen von den durchgeführten Konferenzen durch zu führen.
Um gegenüber unseren Auftraggeber:innen bspw. im Rahmen von Seminaren oder Assessment Centern auskunftsfähig zu sein, haben wir das Anwesenheitstracking von BigBlueButton aktiviert. Um einer Konferenz beitreten zu können, müssen Sie diesem zustimmen. Das Anwesenheitstracking speichert Ihren Namen sowie den Zeitraum, in dem Sie mit der Konferenz verbunden waren. Außerdem wird gespeichert, ob Sie nur zugehört oder Ihr Mikrofon bzw. Ihre Webcam aktiviert hatten und ob Sie das Präsentationsrecht hatten. Weitere, als die zuvor genannten Daten, werden nicht gespeichert. Das Tracking ist erst nach Abschluss der Konferenz und nur für die:den Organisator:in einsehbar.
Ausführliche Informationen zum Umgang mit personenbezogenen Daten bei BigBlueButton finden Sie in unserer Datenschutzerklärung.