Begleitung von IT-Projekten

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Homeoffice, Remote-Arbeiten, virtuelle Teams und Digitalisierung von Prozessen – das ist Arbeit 4.0. Immer mehr Unternehmen setzen dazu auf intelligente, vernetzte Systeme und digitale Strategien. Sei es bei der Digitalisierung der Personalwirtschaft, der Optimierung von Produktionsabläufen oder im Verkauf und Service. Alles wird dadurch schneller, effizienter und flexibler.

Entsprechende Lösungen werden außerdem zunehmend erschwinglicher für Unternehmen beliebiger Größe. Doch die Software ist dabei oft nur der eine Teil der Lösung.

Die IT macht das schon

Sehr oft entstehen bei der Umsetzung derartiger Vorhaben noch Herausforderungen, die in der Struktur und den Prozessen der Organisation begründet sind. IT-Projekte wie die Einführung einer neuen Software oder übergreifender digitaler Prozesse, werden leider noch immer zu oft isoliert betrachtet – „Die IT macht das schon.“

Dies führt oft dazu, dass die Ergebnisse solcher Projekte entweder an der Realität im Unternehmen vorbei gehen oder auf wenig Akzeptanz bei den Betroffenen stoßen. Oft ein „AUS“ für das Projekt.

Betroffene zu Beteiligten machen

Wenn die zukünftigen Nutzer:innen sich nicht abgeholt fühlen, nützt die beste Software nichts. Der gewünschte positive Effekt des Projektes bleibt aus oder kehrt sich sogar ins Negative.

60% aller IT-Projekte scheitern, weil Mitarbeitende und Abteilungen, die später mit dem Ergebnis arbeiten müssen, nicht ausreichend ins Projekt integriert sind.1 Ein entscheidender Faktor für das Gelingen von IT-Projekten mit Auswirkungen auf die gesamte Organisation ist es, eben diese in alle Schritte aktiv einzubinden. Prozessbeteiligte oder vom Projektergebnis „Betroffene“ zu integrieren, Erwartungen und Sorgen abzuholen und Mitgestaltung zu ermöglichen, sollte so früh wie möglich bedacht werden. Hinzukommt, dass die Einführung neuer Systeme nicht selten auch neue Abläufe „im Analogen“ mit sich bringt und immer auch ein Stück weit Organisationsentwicklung erfordert, um auf fruchtbaren Boden zu treffen.

Das IfVoe als Anwalt der Kund:innen

Erfahrungsgemäß ist es in den zuvor genannten Fällen oftmals hilfreich, eine externe Perspektive in diese Projekte einzubinden – eine Person, die solche Prozesse schon häufiger erfolgreich begleitet hat.

Wir beherrschen das Dolmetschen bzw. die Moderation zwischen IT und Fachabteilungen und sind darauf spezialisiert die Anforderungen korrekt aufzunehmen. Außerdem sind wir gute Übersetzer, damit Kund:innen von Anbieter:innen genau die Leistung erhalten, die auch den gewünschten Nutzen bringt. Wir sind der „Anwalt der Kund:innen“ weil wir ihre Bedürfnisse in die Sprache der IT übersetzen. Das betrifft die Anforderungsprofile und Produktbeschreibungen genauso, wie die Beschreibung der Module und Schnittstellen sowie deren Konsequenzen. Außerdem entschärfen wir potenzielle Konflikte durch die tiefgreifenden Veränderungen die eine stärkere Digitalisierung im Unternehmen erzeugt. Als externe Partner der (Co-)Projektleitung gestalten wir Ihren Projekterfolg entscheidend mit.

Unser Nutzen für Sie

Als Anbieter mit über 10 Jahren Erfahrung in der Implementierungsbegleitung insbesondere von HR Software möchten wir Sie auf dem Weg begleiten. Wir erarbeiten mit Ihnen Antworten auf die wesentlichen Fragen in den verschiedenen Phasen.

  • Welchen Nutzen soll die Software genau haben?
  • Welche konkrete Software wird benötigt/kommt in Frage?
  • Wie gestalte ich das Leistungsverzeichnis zur Ausschreibung?
  • Wie vergleiche ich die Angebote?
  • Was beinhalten die Angebote, was ich wirklich für meinen Ziele brauche?
  • Was wird wie noch nachverhandelt?
  • Wie sieht der Projektplan aus?
  • Wer muss was bis wann liefern?
  • Wer hat die Holpflichten/ Bringschulden für Projektbestandteile?
  • Was wird wie mit den internen Gremien (bspw. Betriebsrat) verhandelt? Wann ist der beste Zeitpunkt dafür?
  • Wo sind die Schnittstellen zu anderen Produkten/Prozessen in der Organisation?
  • Wer wird wann woran geschult?
  • Wann geht das Projektergebniss in die produktive Phase über? (Go Live)
  • Welche nachträglichen Anpassungen sind erforderlich?
  • Wo zeigt sich der kurzfristige Nutzen?
  • Wie kann der Nutzen des Projekts gemessen werden?
  • Welche Prozessanpassungen/-optimierungen in der Organisation sind für den größtmöglichen Nutzen noch nötig?

Beispielhafter Projektablauf

Kommunikation & Kick-off
  • Abholung der Beteiligten
  • Abholung der Schnittstellen und Gremien
  • Strukturplanung IT
IST-Analyse
  • IST-Prozess bestimmen
  • Analyse vorhandener Tools & Dokumente
  • Abstimmung Einbindung in IT-Landschaft
SOLL-Analyse
  • SOLL-Prozess definieren
  • Workshop mit Beteiligten
  • Nutzenermittlung
  • Ableitung
    • Betriebsvereinbarung
    • Datenschutz
    • Nutzendenprofile
    • Rollen
Realisierung
  • Implementierung der Software
  • Admin-Schulung
  • Vorstellung gegenüber Beteiligten und Gremien
Anpassung (Customizing)
  • Übersicht der anzupassenden Prozesse und Dokumente
  • Vorbereitung Übernahme aktueller Daten
  • Anbindung von Schnittstellen zu anderen Systemen
Testphase
  • Prozesstests mit Nutzer:innen
  • Testläufe mit praktischen Beispielen
  • Anpassung von Berechtigungen
  • Schulung der Nutzer:innen
Roll-out
  • Abschluss IT-Einbindung
  • Abholung der Beteiligten
  • Kommunikation des Go-Live-Termins
  • Einspielung der Realdaten
Prozesssicherheit
  • Sicherstellung des Prozesses
  • Identifikation von Potenzialen
  • Sicherstellung der Zufriedenheit von Nutzer:innen
  • Sicherstellung von Lerneffekten aus dem neuen Prozess bzw. dessen Einführung
  • Abbau / Klärung von Konflikten durch den Prozess bzw. dessen Einführung
  • Flankierende Maßnahmen der Personal- & Organisationsentwicklung

Anwendungsfälle

Fälle, in denen eine externe Begleitung von IT-Projekten hilfreich sein kann, sind vielfältig. Unter anderem sollte sie in den folgenden Situation in Betracht gezogen werden:

Wenn Sie sich unsicher sind, ob eine Begleitung durch erfahrene Organisationsentwickler:innen in Ihrer Situation in Frage kommt, sprechen Sie uns gern an. Wir untersuchen Ihre Ausgangslage und geben Ihnen eine Empfehlung entsprechend Ihren individuellen Anforderungen. Gern begleiten wir Sie auch bei bereits laufenden Projekten. 

1 Voller, R., (2013). Warum Projekte scheitern. In: Hanser, E., Mikusz, M. & Fazal-Baqaie, M. (Hrsg.), Vorgehensmodelle 2013. Bonn: Gesellschaft für Informatik e.V.. (S. 167-169).